Kommunikation mit uns
- Kommunikation per Web-Formular
- Kommunikation im eService
- Kommunikation per Chat
- Kommunikation per E-Mail
- Kommunikation per Telefon oder Fax
- Kommunikation per Post
Kommunikation per Web-Formular
Die Deutsche Rentenversicherung Bund bietet im Internet so genannte Web-Formulare an. Das sind Eingabemasken, in denen Sie beispielsweise allgemeine Angaben machen oder eine Frage eingeben und uns diese unmittelbar zuleiten können.Im Web-Formular sollten Sie nur allgemeine Fragen stellen und allgemeine Angaben machen.
Vertrauliche Informationen oder Angaben, die zur Veränderung Ihrer gespeicherten Daten führen sollen, können wir nur per Post oder im sicheren eService-Bereich annehmen. Beim eService werden Ihre persönlichen Daten durch eine Signaturkarte ihrer Wahl mit den jeweils sichersten Verschlüsselungsmethoden geschützt.
Kommunikation im eService
Seit dem Jahr 2002 bieten wir Ihnen die sichere elektronische Kommunikation mit Signaturkartenschutz an. Um diesen Dienst nutzen zu können, benötigen Sie einen Chipkartenleser und eine zugelassene Signaturchipkarte, mit der Ihre Identität sicher überprüft werden kann. Signaturkarten werden nicht von der Rentenversicherung herausgegeben und müssen bei Drittanbietern gekauft werden. Es entstehen hierdurch je nach Anbieter und Leistungsumfang unterschiedliche Kosten.Nach der Registrierung können Sie Ihre bei uns für Sie gespeicherten Daten online abrufen, wie zum Beispiel Ihren Versicherungsverlauf oder eine Renteninformation. Über diesen sicheren und verschlüsselten Weg können Sie uns auch Sozialdaten wie Anschriftenänderungen mitteilen.
Für den eService gelten besondere Nutzungsbedingungen, die vor der Registrierung angezeigt werden.
Innerhalb des eService können Sie auch entscheiden, ob Sie elektronischen Nachrichten von uns bekommen möchten. Sie erhalten dann alle "Druckausgaben" per verschlüsselter Mail.
Sie müssen hierfür allerdings über eine Entschlüsselungssoftware verfügen, die ihre Signaturkarte unterstützt. Aus wettbewerbsrechtlichen Gründen dürfen wir Ihnen keine Produktempfehlungen geben.
Kommunikation per Chat
Als weiteren Service bieten wir Ihnen einen Chat für die Online-Beratung an. Sie können hier rechtliche Hintergründe oder Fragen zur Rente und Altersicherung klären. Personenbezogene Daten zu Einzelfällen sollten zum Schutz Ihrer persönlichen Daten nicht ausgetauscht werden.Kommunikation per E-Mail
Wir sind für Sie per E-Mail unter den Adressen drv@drv-bund.de und meinefrage@drv-bund.de erreichbar, wobei die Adresse meinefrage@drv-bund.de auf die zeitnahe Beantwortung allgemeiner Fragen aller Themenbereiche der gesetzlichen Rentenversicherung spezialisiert ist.Die Kommunikation über das Internet ist unsicher. Insbesondere bei der üblichen E-Mail-Funktion ist nicht sicher gestellt, dass die Nachricht den Empfänger wirklich erreicht. Die E-Mails können auf dem Übertragungsweg gelesen und durch Unbefugte bewusst oder durch technische Fehler geändert oder gelöscht werden. Als Empfänger können wir nie sicher sein, dass die E-Mail wirklich von Ihnen stammt.
Die amtlichen Datenschutzbeauftragten vergleichen E-Mail deshalb mit Postkarten ohne Unterschrift, die von jedermann gelesen oder sogar geändert werden können.
Wir empfehlen Ihnen daher, in E-Mails keine vertraulichen und keine personenbezogenen Daten mitzuteilen. Verschlüsselte und signierte Mails bilden hierbei die Ausnahme. Verschlüsselung und Signatur sollten jedoch wegen des geringen Sicherheitsstandards nicht auf Softwarezertifikaten beruhen, sondern auf sicheren "Smart-Cards" (auch Signaturkarten genannt). Mailsignaturen erstellen Sie mit Ihrem Signaturzertifikat, Verschlüsselungen müssen mit dem öffentlichen Verschlüsselungszertifikat des Empfängers erstellt werden. Die Deutsche Rentenversicherung wird hierzu noch Lösungen anbieten und an dieser Stelle veröffentlichen.
E-Mail-Empfang:
Wir empfangen E-Mails aus dem Internet und leiten diese je nach Anliegen an die zuständigen Bereiche oder Beschäftigten weiter. In Einzelfällen kann es jedoch sein, dass der Beweiswert Ihrer E-Mail für die weitere Bearbeitung nicht ausreicht. Dann bitten wir Sie als Absender, uns Ihr Anliegen nochmals schriftlich oder Dateianhänge im Original oder als bestätigte Kopie per Post zu senden. Hierfür bitten wir um Ihr Verständnis.Per E-Mail können Sie jedoch zum Beispiel Termine vereinbaren. Zur Fristwahrung ist auch die Antragstellung mit einer E-Mail möglich. Den Antrag mit Vordrucken müssen Sie aber aus Beweisgründen per Post und unterschrieben nachreichen.
Sonderfall: Anfragen zu Versicherten oder Rentnern - Auskunftsersuchen
Vermehrt werden auch von Behörden Auskunftsersuchen per E-Mail an uns gerichtet. Aus der E-Mail ist aber nicht mit Sicherheit festzustellen, ob die Anfrage „echt“ oder „fingiert“ ist. Bitte senden Sie diese Anfragen daher nur schriftlich und per Post an uns. Verwenden Sie für jeden Einzelfall bitte eine eigene Anfrage. Bevor wir allerdings antworten, prüfen wir zunächst, ob Ihnen oder Ihrer Stelle überhaupt Sozialdaten übermittelt werden dürften. Die Zulässigkeit richtet sich nach strengen gesetzlichen Bestimmungen. An Privatpersonen oder private Stellen dürfen Sozialdaten nur mit der ausdrücklichen schriftlichen Einwilligung eines Betroffenen übermittelt werden. Die anderen gesetzlichen Übermittlungsfälle gelten nur für Behörden und öffentliche Stellen.E-Mails von der Deutschen Rentenversicherung Bund
Die Deutsche Rentenversicherung Bund sendet in E-Mails keine vertraulichen, personenbezogenen oder Sozialdaten über das Internet (Ausnahme eService !). Diese Daten könnten unterwegs von Unbefugten gelesen oder geändert werden. Dies wären Datenschutzverstöße und können von uns nicht toleriert werden.Noch ein Wort zur Technik.
Alle eingehenden E-Mails und ihre Dateianhänge werden auf schadenstiftende Software und die Dateianhänge zusätzlich auf Zulässigkeit der verwendeten Dateiformate geprüft. Die Dateianhänge dürfen keine Programme oder programmähnliche Bestandteile (wie zum Beispiel Makros oder Scripte) enthalten.Wir empfehlen Ihnen als Dateianhang :
- Dateien mit Portable Dokument Format, zum Beispiel für Adobe Reader (*.PDF)
Als Dateiformate lassen wir auch zu:
- Microsoft Word- und Excel-Formate (*.DOC, *.XLS)
- Microsoft Write-Format (*.WRI )
- Dateien mit Rich Text Format (*.RTF)
- Dateien mit ASCII Text (*.TXT)
- Image, Grafik- und Bildkompressionsformate ( *.TIF, *. JPG, *.GIF, *:BMP, *.PNG)
Dateien mit den genannten Dateiformaten können Sie uns auch in ein Archiv gepackt (*.ZIP) zusenden.
E-Mails mit unzulässigen Dateianhängen werden der zuständigen Stelle ohne diese Dateianhänge mit einem entsprechenden Hinweis zugestellt. Das gilt auch für verschlüsselte E-Mails beziehungsweise bei verschlüsselten oder mit Kennwort versehenen Dateianhängen, da diese nicht geprüft werden können.
Zur Vermeidung von so genannten Spam-Mails verwenden wir eine Software zur Identifizierung von unerwünschten E-Mails. Das kann unter Umständen dazu führen, dass Ihre E-Mail als Spam eingeordnet und nicht zugestellt wird. Wir empfehlen deshalb für Nachrichten an uns, die keine Dateianhänge enthalten, unser WEB-Formular als den sicheren Weg zu verwenden.
Keine sogenannten Mail-Einschreiben
Bitte senden Sie uns keine elektronischen Nachrichten, deren eigentlicher Inhalt erst über einen Link von einer Internetseite abgeholt oder heruntergeladen werden muss. Diese häufig als "Einschreiben per E-Mail" bezeichneten Nachrichten werden von uns aus Sicherheitsgründen nicht abgerufen. Im Übrigen stellt ein "Einschreiben per E-Mail" keine rechtlich verbindliche Zustellung (wie ein Einschreiben per Post) dar.Kommunikation per Telefon oder Fax
Wir rufen unsere Versicherten und Rentner üblicherweise nicht an. Ausnahme: Wenn Sie einen Antrag stellen, können Sie freiwillig in den Formularen Ihre Rückruftelefonnummer angeben. In bestimmten Situationen nutzen unsere Mitarbeiter die von Ihnen selbst angegebene Telefonnummer, um Sie zum Beispiel um die Übersendung einer Urkunde oder eines Nachweises zu bitten. Aber keinesfalls bitten wir Sie am Telefon, uns Ihre Bankverbindung oder Ihren Verdienst mitzuteilen! Die meisten Sachverhalte müssen allein schon aus Beweisgründen mit Urkunden oder bestätigten Kopien belegt werden. Diese müssen Sie per Post einreichen; Originale werden Ihnen natürlich hinterher zurückgegeben.Am Telefon nehmen wir keine Änderungsmitteilungen entgegen, zum Beispiel Anschriftenänderungen oder Änderungen der Bankverbindung. Formulare für die Änderungsmitteilung stehen auf unseren Internetseiten für Sie bereit. Online können Sie die Änderungen über den eService melden, sofern Sie über eine anerkannte Signatur-Chipkarte verfügen.
Am Telefon können wir nicht sicher feststellen, ob der Anrufer wirklich die Person ist, für die sie sich ausgibt. Deshalb sind alle unsere Mitarbeiter angewiesen, am Telefon nur dann Daten über Versicherte und Rentner mitzuteilen, wenn die „Echtheit“ des Anrufers sicher festgestellt wurde.
Per Telefon erteilen wir Ihnen gern allgemeine Rechtsauskünfte. Hierfür gibt es spezielle Service-Telefonnummern (siehe unten). Hier können Sie mit dem Beratungsdienst natürlich auch individuelle Beratungstermine vereinbaren. Bei diesem Termin können Sie Ihre Frage dann in Ruhe persönlich mit einem Berater besprechen.
Haben Sie einen Antrag gestellt, wird Ihnen im darauf folgenden Schriftwechsel auch der Name und die Durchwahltelefonnummer Ihres zuständigen Sachbearbeiters mitgeteilt. Wenn Sie in Ihrem Fall Fragen haben, können Sie die jeweilige Kollegin bzw.den jeweiligen Kollegen natürlich gerne anrufen.
Unterlagen können Sie auch per Fax bei uns einreichen. Wenn es erforderlich ist, senden wir auch Unterlagen per Fax an andere Empfänger. Hierbei muss aber wieder der Datenschutz beachtet werden, denn Ihre Sozialdaten sollen natürlich nicht in falsche Hände geraten.
Unsere Telefonnummern und Faxnummern:
- Zentralrufnummer: 030 865 0
Sie werden je nach Anliegen weiter verbunden; halten Sie bitte Ihre Versicherungsnummer und gegebenenfalls das Bearbeitungskennzeichen (BKZ) bereit.
- Service-Telefon der Deutschen Rentenversicherung Bund: 0800 10 00 480 70
Alle Fragen rund um die Rentenversicherung und die Alterssicherung in direkter Beantwortung
- Fax: 030 865 2 72 40
Kommunikation per Post
Vertrauliche Informationen sollten Sie uns stets im verschlossenen Briefumschlag übersenden. Die Post-Unternehmen dürfen nur die auf den Umschlägen angebrachten Informationen zur Zustellung verwenden.Postanschrift:
Deutsche Rentenversicherung Bund
10704 Berlin
Wir empfehlen Ihnen den Postweg für alle Mitteilungen, die von keiner anderen Stelle gelesen oder zur Kenntnis genommen werden sollen, so zum Beispiel für die Zusendung von Anträgen, Zeugnissen, Arbeitsbescheinigungen, medizinische Unterlagen oder Urkunden. Statt der Originale können auch bestätigte Kopien eingereicht werden.
Sie können ergänzend auch als Text zu verstehende Daten in elektronischer Form einreichen. Verwenden Sie dazu bitte eine CD oder eine DVD (Compact Disc oder Digital Versatile Disc). Die Speicherformate sind unter dem Abschnitt Kommunikation per E-Mail beschrieben und auch bei CD und DVD zu beachten. Kennzeichnen Sie die Datenträger bitte so, dass Sie Ihrem Vorgang zweifelsfrei zugeordnet werden können; fügen Sie ein Begleitschreiben mit Ihrem Namen und Ihrer Versicherungsnummer und einer kurzen Inhaltsangabe des Datenträgers bei. Vorsorglich weisen wir darauf hin, dass aus Beweisgründen bestimmte Nachweise stets als Original oder als bestätigte Kopie eingereicht werden müssen. Gescannte Dokumente erfüllen diese Anforderung nicht. Es kann also sein, dass Sie aufgefordert werden, die Papier-Dokumente nachzureichen.
Wir versenden personenbezogene Daten und sonstige vertrauliche Daten grundsätzlich per Post in verschlossenen Umschlägen, damit nur die Empfänger die für sie bestimmten Daten und Informationen erhalten. Personenbezogene Daten sind insbesondere alle Einzelangaben, die wir über die Versicherten und Rentner und über Arbeitgeber für unsere gesetzliche Aufgabenerfüllung erheben und verarbeiten.
Bestimmte Ausnahmen von dieser Regel haben wir in den Ausführungen zu Fax und eService beschrieben.
Der Schutz von personenbezogenen Daten wird als „Datenschutz“ bezeichnet. Zum Thema Datenschutz lesen Sie bitte unsere ergänzenden Hinweise.
Deutsche Rentenversicherung Bund
12.01.2010